KI im Supermarkt: Wie wir den Mittagstisch-Plan automatisiert haben
Wenn Kolleginnen und Kollegen aus dem Handel mich nach KI fragen, denken die meisten an Kassen ohne Personal oder an Kameras, die Regallücken zählen. Bei uns hat KI ganz woanders angefangen: bei einem Blatt Papier, das jede Woche zu spät fertig war.
Mein Mann Karsten führt den EDEKA-Markt in Wangen-Neuravensburg, einen Vollsortimenter mit Metzgerei, Café und Mittagstisch. Für unsere Firma ist dieser Markt der Pilotmarkt. Was wir anderen Kaufleuten anbieten, muss dort zuerst im Alltag laufen. Der Mittagstisch war das erste Projekt, bei dem wir eine KI wirklich arbeiten lassen. Ich erzähle hier, wie wir es umgesetzt haben, was schiefging und was ich daraus für andere Märkte ableite.
Das Problem war nicht die Küche, sondern das Büro
Unser Koch schreibt seinen Wochenplan von Hand, mit rotem Kugelschreiber, fünf Gerichte von Montag bis Freitag, darunter die Allergen-Kürzel. Daran wollten wir nie etwas ändern. Er weiß, was er kochen will, und er kennt seine Zutaten.
Danach begann die eigentliche Arbeit: den Zettel abtippen, die Kürzel übertragen, den Plan gestalten, auf die Website stellen, einen Aushang für das Bistro drucken, die kleinen Zettel für das Essen zum Mitnehmen vorbereiten. Gut zwei Stunden pro Woche. Der Zettel lag auf Karstens Schreibtisch, und im Tagesgeschäft eines Supermarkts gibt es immer etwas, das dringender ist. Montags um halb zwölf fragten Kunden nach dem neuen Plan, und online stand noch der von letzter Woche.
Zwei Stunden klingen nach wenig. Aufs Jahr sind es rund hundert Stunden, in denen ein Kaufmann abtippt, statt im Markt zu stehen. Und das Ergebnis war trotzdem schlecht, weil der Plan zu spät kam.
Speiseplan automatisch erstellen: So entsteht der Plan heute
Der Ablauf ist seit September 2026 im Einsatz, die Anzeigetafel im Bistro kam Ende Oktober dazu. So sieht eine Woche heute aus:
- Der Koch schreibt. Wie immer, per Hand.
- Er scannt den Zettel am Kopierer im Büro, ein Tastendruck. Der Scan geht als E-Mail in ein eigenes Postfach.
- Ein Workflow holt den Scan ab. Er läuft auf unserem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum, nicht in einem Abo-Dienst.
- Die KI liest die Handschrift. Bei uns ist das Claude, ein Sprachmodell von Anthropic. Es erkennt Wochentage, Gerichte und Allergen-Kürzel und gibt sie als saubere Daten zurück.
- Die Daten werden geprüft. Sind es fünf Werktage? Gibt es jedes Allergen-Kürzel in der offiziellen Liste A bis R? Passt die Woche? Wenn nicht, bricht der Lauf ab und wir bekommen eine Meldung.
- Der Plan geht überall gleichzeitig raus: auf die Website, als A3-Aushang und als A5-Zettel für das Essen zum Mitnehmen auf den Drucker, als Wochenbeitrag und Speisekarte ins Google-Unternehmensprofil, in den WhatsApp-Kanal und auf die Anzeigetafel im Bistro.
Die Tafel ist kein Bildschirm, sondern elektronisches Papier in 32 Zoll, die Technik eines E-Book-Readers in Farbe. Sie leuchtet nicht, spiegelt nicht und braucht nur Strom, wenn sich das Bild ändert. Sobald ein neuer Plan veröffentlicht ist, holt sie ihn sich selbst. Niemand klemmt mehr einen Ausdruck in den Rahmen.
Im Video: vom roten Kugelschreiber bis zur Tafel
Karsten hat den Ablauf am 25. Oktober im Bistro in gut einer Minute erklärt, mit dem Original-Zettel unseres Kochs auf dem Tisch.
Was die KI nicht macht
Das war mir von Anfang an wichtig, und es ist auch das, was ich anderen Kaufleuten als Erstes sage: Die KI kocht nicht, sie entscheidet nicht, was es gibt, und sie schreibt den Plan nicht. Sie übernimmt genau die Arbeit, die vorher liegen geblieben ist: abtippen, gestalten, verteilen.
Bei Allergenen gibt es keinen Spielraum. Die Kürzel kommen aus der Küche und werden eins zu eins übernommen. Die KI darf kein Kürzel ergänzen oder weglassen, und ein unbekanntes Kürzel stoppt den ganzen Lauf. Vollständige Allergen-Informationen gibt es weiterhin beim Personal im Bistro.
Drei Dinge, die wir erst im Betrieb gelernt haben
Der Zettel hat kein Datum. Beim ersten echten Test mit dem Plan der KW 40 hat die KI alle fünf Gerichte und alle Allergene richtig gelesen. Das Datum fehlte trotzdem, denn unser Koch schreibt nie eins drauf. Jahrelang hatte Karsten die Kalenderwoche einfach im Kopf ergänzt. Wer einen Handgriff automatisiert, muss vorher aufschreiben, was er dabei im Kopf erledigt. Heute rechnet der Ablauf die Woche aus dem Eingangsdatum des Scans.
In den Scan-Eingang kommt nicht nur der Speiseplan. Am selben Kopierer werden auch Kassenbelege gescannt. Der erste Gedanke war, Speisepläne an Merkmalen wie „eine Seite, kein Text“ zu erkennen. Das trifft auf jeden Kassenbon auch zu. Jetzt entscheidet die KI zuerst, ob überhaupt ein Speiseplan vor ihr liegt.
Man muss jede Stelle prüfen, an der der Plan auftaucht. Wir haben anfangs nur die Mittagstisch-Seite kontrolliert, und die war jedes Mal richtig. Auf der Startseite stand aber ein Textauszug, den der Ablauf nicht mitgepflegt hat. Dort konnten Kunden einige Wochen lang Gerichte lesen, die es längst nicht mehr gab. Gemerkt haben wir es zufällig an einem Bildschirmfoto. Seitdem meldet jeder Schritt, ob er geklappt hat, und wir prüfen nach Änderungen alle Stellen, nicht nur die eine.
Was es kostet: Die KI liest einen Plan für wenige Cent. Die Tafel, der Server und vor allem die Einrichtung kosten mehr. Der eigentliche Gewinn ist nicht das Geld für die zwei Stunden, sondern dass der Plan jetzt zuverlässig vor Montag überall steht. Bei uns meistens schon vor dem Wochenende.
KI im Einzelhandel: Was andere Märkte übernehmen können
Nicht jeder Markt hat einen Mittagstisch. Aber fast jeder Markt hat einen Zettel, der jede Woche abgetippt wird: den Aushang für die Frischetheke, die Bestellliste, die Preistafel in der Bäckerei, den Dienstplan, die Lieferantenrechnungen. Das Muster ist immer gleich. Ein Mensch erzeugt die Information, wie er es gewohnt ist. Die Maschine übernimmt alles, was danach nur noch Abschreiben und Verteilen ist.
Bei uns läuft nach demselben Muster inzwischen auch der Rechnungseingang. Rechnungen kommen per E-Mail in ein eigenes Postfach, werden alle 15 Minuten abgeholt, nach Lieferant und Monat abgelegt und an die Buchhaltung übergeben.
Mein Rat an Kolleginnen und Kollegen: Fangen Sie nicht mit dem größten Projekt an, sondern mit dem lästigsten. Suchen Sie die eine Aufgabe, die jede Woche liegen bleibt und bei der jeder im Markt weiß, dass sie liegen bleibt. Dort sieht man nach vier Wochen, ob es funktioniert, und das Team sieht es auch.
Wenn Sie wissen möchten, wo das in Ihrem Markt stecken könnte, kommen wir gern vorbei und schauen es uns gemeinsam an. Den Mittagstisch zeigen wir Ihnen bei der Gelegenheit gern im Original, mit Tafel und Kugelschreiber-Zettel.
Alexandra Looks