Rechnungseingang per Mail: Wie unsere Eingangsrechnungen von selbst zur Buchhaltung kommen
Im Einkauf lernt man schnell: Zu jeder Bestellung gehört eine Rechnung. Und um die kümmert sich am Ende niemand gern. Im Supermarkt sind es nicht ein paar im Monat, sondern Dutzende pro Woche, von Großhandel, Metzgereibedarf, Getränkelieferanten, Reinigungsfirma und Telefonanbieter.
Mein Mann Karsten führt den EDEKA-Markt in Wangen-Neuravensburg. Für unsere Firma ist er der Pilotmarkt: Was wir anderen Kaufleuten anbieten, läuft dort zuerst. Nach dem Mittagstisch-Plan war der Rechnungseingang das zweite große Projekt. Und anders als beim Mittagstisch steckt hier keine KI dahinter. Das ist Absicht, und ich erkläre weiter unten, warum.
Was sind Eingangsrechnungen – und warum bleiben sie liegen?
Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die ein Betrieb von Lieferanten und Dienstleistern bekommt. Im Supermarkt kommen sie vom Großhandel, von Getränke- und Frischelieferanten, von der Reinigungsfirma, vom Telefonanbieter, vom Kassen- und Kartenzahlungsdienstleister. Das Gegenstück sind Ausgangsrechnungen, die man selbst schreibt, bei uns etwa an Kreditkunden. Für beide gilt: Sie müssen vollständig, geordnet und auffindbar abgelegt werden.
Wie es vorher lief
Die meisten Lieferanten schicken ihre Rechnungen heute als PDF per E-Mail. Das klingt nach Fortschritt, hat aber das Abtippen nur gegen Klicken getauscht. Jede Mail musste jemand öffnen, die richtige PDF finden, speichern, umbenennen und an die Rechnungsprüfung weiterleiten. Die verlangt ein festes Format: bestimmter Betreff, kein Text, nur die eine PDF. Warenrechnungen gehen an eine andere Adresse als Kostenrechnungen.
Dazu kommt die Frage, wie bezahlt wird. Bucht der Lieferant per Lastschrift ab, kann die Rechnung sofort weiter. Muss überwiesen werden, darf sie erst weiter, wenn Karsten bezahlt hat. Und zwischen den Rechnungen liegt alles andere: Zahlungsavise, Preislisten, Lieferscheine, Werbung, gefälschte Paketmitteilungen.
Das Ergebnis kennt jeder Kaufmann: Ein Teil der Rechnungen geht pünktlich raus, ein Teil liegt im Posteingang, bis die Buchhaltung nachfragt.
Digitaler Rechnungseingang: unser Workflow
Seit dem 13. Oktober 2026 erledigt das ein kleines Programm auf unserem eigenen Server. So sieht der Weg einer Rechnung aus:
- Die Rechnung kommt per E-Mail, egal in welches Postfach. Gedacht ist dafür ein eigenes Rechnungspostfach. Das Programm liest aber alle Postfächer des Betriebs mit und fasst dort nur Mails mit einer Rechnungs-PDF an.
- Alle 15 Minuten holt das Programm neue Mails ab und schaut in eine Lieferantenliste: Ist das Ware oder Kosten? Lastschrift oder Überweisung?
- Lastschrift-Rechnungen landen direkt im Ordner „Ware“ oder „Kosten“ in unserer Cloud und gehen von dort im richtigen Format an die Buchhaltung.
- Überweisungs-Rechnungen landen im Ordner „offen“. Karsten bezahlt, schiebt die Datei in „Ware“ oder „Kosten“, und erst dann geht sie raus.
- Abgelegt wird alles nach dem Schema Datum, Lieferant, Rechnungsnummer. Wer eine Rechnung sucht, findet sie in Sekunden.
- Die Mail wandert ins Archiv und ist als gelesen markiert. Der Posteingang zeigt nur noch, was wirklich einen Menschen braucht.
Rechnungen, die wir selbst an Kreditkunden schreiben, erkennt das Programm am Inhalt der PDF und legt sie nach Jahr und Monat ab. Avise werden nur archiviert. Preislisten bleiben bewusst im Posteingang, die soll ein Mensch lesen.
Brauche ich dafür eine Rechnungseingang-Software?
Fertige Rechnungseingang-Software gibt es reichlich, meist mit Monatsgebühr und einer KI, die jede Rechnung ausliest. Für einen Markt ist das oft mehr, als nötig ist. Unsere Rechnungen sind ja schon digital, sie kommen als PDF per Mail. Es fehlte nicht das Auslesen, sondern das Einsortieren und Weitergeben. Dafür reichen bei uns ein kleines Programm auf dem eigenen Server, die Lieferantenliste und feste Ordner. Wer mit DATEV arbeitet, braucht dafür auch nichts Zusätzliches: Die fertig sortierten Rechnungen lassen sich genauso an DATEV Unternehmen online übergeben wie bei uns an das Dokumentenmanagement der Buchhaltung.
Warum hier keine KI arbeitet
Beim Mittagstisch liest eine KI die Handschrift unseres Kochs. Das geht nicht anders, denn jeder Zettel sieht etwas anders aus. Bei Rechnungen ist es umgekehrt: Derselbe Lieferant schickt jede Woche dieselbe Art von PDF von derselben Adresse. Dafür reichen feste Regeln, und feste Regeln haben einen großen Vorteil: Sie machen jedes Mal dasselbe.
Bei Geld will ich keine Maschine, die rät. Ich will eine, die bei Unklarheit stehen bleibt und Bescheid gibt. Genau so ist es gebaut. Ein unbekannter Absender mit Rechnungs-PDF wird nicht irgendwohin sortiert, sondern landet mit einem Fragezeichen in der Lieferantenliste. Jeden Montag um 7 Uhr kommt ein kurzer Bericht, wenn etwas einzuordnen ist oder im Posteingang liegen bleibt. Die Lieferantenliste ist eine einfache Datei in unserer Cloud. Einen neuen Lieferanten trägt man in einer Minute ein, ohne Programmierer.
Was wir erst im Betrieb gelernt haben
Rechnungen kommen nicht dort an, wo sie hin sollen. Wir hatten allen Lieferanten unser Rechnungspostfach mitgeteilt. Ein Teil hat es umgestellt, viele nicht. Manche Kunden und Lieferanten schaffen es schlicht nicht, ihre Rechnungseinstellungen zu ändern, und schicken weiter an irgendeine Adresse, die sie von uns haben, meistens an die Info-Adresse. Anfangs hat das Programm nur das Rechnungspostfach überwacht, und genau diese Rechnungen blieben liegen. Heute liest es alle Postfächer mit. Im Klartext: Jede Rechnung wird erkannt und verarbeitet, egal in welchem Postfach sie landet. Nachlaufen müssen wir niemandem mehr.
Hinter einer zurückgeschickten Rechnung steckt ein Mensch. In den ersten Tagen hat das Programm Rechnungen auch dann abgelegt und die Mail weggeräumt, wenn ein Kunde sie mit einer Rückfrage zurückgeschickt hatte. Darunter war ein laufender Klärungsfall und eine Bitte um Rückruf. Wir haben die Mails sofort zurückgeholt. Seitdem gilt: Mails von automatischen Absendern dürfen weggeräumt werden. Schreibt ein Mensch, wird die PDF zwar abgelegt, die Mail bleibt aber ungelesen und markiert im Posteingang.
Ein Alarm darf nicht am selben Faden hängen wie das, was er überwacht. Am zweiten Tag konnte der Server keine Mails verschicken, weil unser Rechenzentrum den verwendeten Mail-Port sperrt. Getestet hatten wir nur vom Büro-PC aus. Die Warnung, die uns das melden sollte, lief über denselben gesperrten Weg und kam deshalb nie an. Rund zehn Stunden lang lief jeder Versuch ins Leere. Heute gibt es einen zweiten, unabhängigen Alarmweg, und jeder neue Weg wird dort getestet, wo er auch tatsächlich läuft.
„Es funktioniert nicht“ heißt oft: Es wartet auf eine Entscheidung. Nach ein paar Tagen lagen 51 Mails im Posteingang, und Karsten hielt das Programm für kaputt. Es lief fehlerfrei. 41 davon waren Altrechnungen von vor dem Starttag, die es absichtlich nicht angefasst hat. Bei fünf neuen Lieferanten fehlte die Einordnung, der Rest waren keine Rechnungen. Die Lehre: Offene Fragen müssen laut und wiederholt gemeldet werden, sonst sieht Stillstand aus wie ein Fehler.
Doppelt ist schlimmer als gar nicht. Eine Rechnung, die zweimal bei der Buchhaltung ankommt, macht mehr Arbeit als eine, die fehlt. Das Programm merkt sich deshalb jede verschickte Datei an ihrem digitalen Fingerabdruck. Dieselbe PDF geht nie zweimal raus, auch wenn danach etwas schiefgeht. Und eine Datei wird erst verschickt, wenn sie zwei Minuten unverändert im Ordner liegt, damit nichts halb Hochgeladenes rausgeht.
Aus der Rechnungssuche wurde ein Spamfilter
Wenn ein Programm ohnehin alle 15 Minuten jedes Postfach liest, kann es mehr als Rechnungen finden. Daraus ist bei uns ein Filter entstanden, der aus allen Postfächern den Spam herausholt: Kaltakquise wie Angebote zum „Löschen negativer Bewertungen“, Personalvermittler und Solarpark-Beteiligungen, dazu gefälschte Mails im Namen von Paketdiensten, Banken, PayPal oder dem Finanzamt. Er fängt mehr ab als der Spamfilter unseres Mail-Anbieters. Eine gefälschte Schadensmeldung mit Download-Link hatte dessen Filter zum Beispiel als harmlos durchgelassen. Unser Filter erkennt solche Mails, weil er weiß, wer unsere echten Lieferanten sind und von welchen Adressen Banken und Paketdienste wirklich schreiben. Alles landet im Papierkorb, nichts wird endgültig gelöscht.
Störungsmeldungen unserer Spülmaschine in der Metzgerei gehen als kurze WhatsApp-Nachricht direkt an die Verantwortlichen, statt in einem Postfach zu warten.
Was Sie für so einen Ablauf brauchen:
- ein eigenes Postfach nur für Rechnungen, das Sie Ihren Lieferanten mitteilen, und Zugriff auf alle anderen Postfächer, denn nicht jeder stellt um
- eine Cloud-Ablage mit festen Ordnern, bei uns eine eigene Nextcloud auf unserem Server
- die Übergabe an Ihre Buchhaltung, bei uns per E-Mail an das Dokumentenmanagement, alternativ an DATEV Unternehmen online
- eine Stunde Zeit, um die eigenen Lieferanten einmal einzuordnen
Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen
Was ist der Unterschied zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
Eine Eingangsrechnung bekommen Sie, eine Ausgangsrechnung schreiben Sie. Die Rechnung des Großhändlers an den Markt ist für den Markt eine Eingangsrechnung, die Rechnung des Markts an einen Kreditkunden eine Ausgangsrechnung.
Wie lange müssen Eingangsrechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen gelten als Buchungsbelege. Seit 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist dafür acht Jahre statt bisher zehn. Bei elektronischen Rechnungen muss die Datei selbst aufbewahrt werden, ein Ausdruck genügt nicht. Im Einzelfall entscheidet Ihr Steuerberater.
Muss ich Eingangsrechnungen digital empfangen können?
Ja. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein eigenes Rechnungspostfach, das regelmäßig abgeholt wird, ist dafür die einfachste Grundlage.
Rechnungseingang automatisieren im eigenen Betrieb: So fangen Sie an
Der Rechnungseingang ist das Gegenteil eines spannenden Projekts. Niemand im Markt erzählt davon, und genau deshalb bleibt er liegen. Für mich ist er der beste Einstieg in die Automatisierung. Das Ergebnis lässt sich nach zwei Wochen ablesen: Liegen noch Rechnungen im Posteingang oder nicht?
Mein Rat: Fangen Sie nicht bei der Software an, sondern bei der Liste. Schreiben Sie auf, welche Lieferanten Ihnen Rechnungen schicken, ob es Ware oder Kosten ist und wie bezahlt wird. Diese Liste ist die eigentliche Arbeit, und sie lohnt sich auch ohne jede Automatisierung. Alles andere ist Handwerk.
Wenn Sie sehen möchten, wie das bei uns aussieht, zeigen wir es Ihnen gern im Markt, mit echtem Postfach und echten Ordnern. Den Mittagstisch-Plan, der nach demselben Prinzip läuft, habe ich in einem eigenen Beitrag über KI im Supermarkt beschrieben.
Alexandra Looks